YOTOO 使用手冊

一、快速開始

從收到邀請碼到開始接受患者掛號，大約 30 分鐘。依序完成：

1. 開通帳號：到註冊頁輸入 YOTOO 提供的邀請碼與診所信箱，收開通信並點擊信中連結，即完成登入。
2. 填診所資訊：進入「設定 → 診所資訊」，填診所名稱並選一個預約網址代稱（患者掛號連結由此而來），地址與電話建議一併補齊。
3. 設看診時間：「設定 → 約診時段」勾選每週看診的日子與時段。
4. 建診療項目：「服務」分頁新增至少一個項目（例如 洗牙、一般門診），設定所需時長。
5. 建醫師並指派項目：「服務 → 醫師」新增醫師與門診表，並在各項目指派主治醫師。沒有指派醫師的項目，所有上架醫師都能承接；上架中的項目都會出現在預約頁，有沒有指派醫師不影響是否顯示（見第五節）。
6. 分享預約頁連結：回「設定 → 診所資訊」複製你的預約頁網址，貼到 LINE 官方帳號、社群、Google 商家檔案等患者看得到的地方。

後台頂部的「啟用引導」會帶著你完成必要步驟；全部完成後，預約頁即自動生效開始收件。

二、後台總覽

後台主導覽共五個分頁，日常操作大多在前兩個：

• 今日——當天的預約總覽與待辦。開診前先看這頁：今天有誰、幾點、看什麼；若開啟確認制，待確認的新掛號也在這裡處理。
• 日曆——主要工作區，提供週、日、月、議程四種視圖。代患者掛號、改期、取消、查看明細都從這裡進行。
• 患者——患者名單、就診歷程與重複資料整理。
• 服務——「服務」與「醫師」兩個子分頁：診療項目與醫師門診的管理。
• 設定——診所資訊、約診時段、約診政策、帳號與關於。

另有月報表頁呈現每月掛號統計（新患數、完診數等），供營運回顧使用。

三、診所資訊與預約網址

位置：設定 → 診所資訊。這裡填的內容就是患者在預約頁看到的門面：Logo、診所名稱、地址、電話與社群連結。

預約網址是患者掛號的入口連結，由你選的「代稱」組成。設定完成後可一鍵複製分享。

注意：變更代稱後，舊連結會立即失效。請重新分享新連結，並更新所有已張貼的地方（LINE 官方帳號、社群簡介、Google 商家檔案等）。

四、約診時段與休診

位置：設定 → 約診時段。三個部分：

• 看診時間——每週固定的門診時段表（哪些天、幾點到幾點）。患者只能約到這些時段內。
• 時間規則——控制患者可預約的時間範圍（例如最早、最晚可約到多久之後），依頁面上的說明調整即可。
• 休診時段——臨時休診或固定公休。支援三種模式：單次（某天下午臨時有事）、每週重複（固定公休日）、整月挑日子。可設整天或特定時段、可加標籤（如「進修」），也可以只套用到特定醫師（例如某位醫師請假，其他醫師照常看診）。

建立休診後，該時段即不再開放新預約；但已成立的預約不會自動取消，請到日曆逐筆改期或取消，系統會寄通知信給患者。

五、服務與醫師

位置：服務分頁，內含「服務」與「醫師」兩個子分頁。

服務（診療項目）

• 新增項目：名稱、所需時長、說明。時長影響日曆佔格與可約時段的計算。
• 患者端不會顯示分鐘數——牙科慣例，避免患者以時長預期診療內容。
• 停用的項目立即從預約頁下架，既有預約不受影響。
• 回診週期：若診所開啟「回診提醒」（見第九節），設有週期的項目會在患者到期前自動寄提醒信。

醫師

• 建立醫師：姓名、職稱、簡介、照片——會顯示在患者預約頁。
• 門診表：各醫師每週的門診時段，患者端門診表由此生成。
• 主治項目：在各項目上指派醫師，決定「這個項目由誰看」。

重要規則：已設定主治醫師的診療項目，只有勾選的醫師能承接，患者預約時依這些醫師開放時段（患者可指定醫師，不指定則送出後由診所安排）；未指定醫師的項目所有上架醫師都能承接，看診醫師由診所安排；勾選的醫師都已停用時，目前視同未指定（勾選會保留，醫師重新啟用後恢復）。單一醫師的診所所有項目自動由該醫師看診。

六、患者如何預約

了解患者看到的流程，櫃檯才能回答患者的疑問。患者從你的預約頁進入後，有兩條路徑：

• 依診療項目預約（一般流程）——按「開始預約」後展開「依診療項目預約」：選診療項目 → 選時段 → 選完時段後可選填指定該時段有空的醫師（預設不指定，送出後由診所安排）→ 填資料送出。
• 依醫師預約——按「開始預約」後展開「依醫師預約」，從清單點選醫師（門診表與首頁的醫師介紹為純資訊、不可點），項目清單會只顯示該醫師的主治項目。若「約診政策」中治療項目設為「選填」，患者也可以到場由醫師評估、直接預約該醫師的時段（適合回診患者：先約人，到診再看）。

填資料時會標示初診／複診、可留症狀備註；勾選「記住我」的話，資料只存在患者自己的手機瀏覽器裡，下次免重填。

送出後患者會收到掛號確認信（或確認制下的「已收到、待診所確認」通知），信中附預約狀態頁連結，可加入行事曆、也可在期限內自行取消。患者取消後，時段立即釋出重新開放。

七、日曆與掛號操作

• 代患者掛號——電話來的預約由櫃檯在日曆上直接建立：點「新增預約」，選（或新建）患者、項目、醫師與時段。
• 查看與調整——點任一筆預約開啟明細：完整資訊、改期、取消都在這裡。改期與取消會自動寄通知信給患者。
• 待確認收件匣——若開啟「確認制」（見第九節），患者的新掛號會先進入待確認清單（「今日」頁頂部），按「確認」後才正式成立並寄出確認信。
• 待安排——待確認清單裡，若患者掛號時選「由診所安排醫師」，系統會先依規則暫派一位醫師，這筆會標「待安排 · 暫派：○○」並計入「待安排醫師 N 件」。按「確認」即以暫派醫師定案；要換人，先在明細裡改派再確認。
• 時段保護——同一位醫師的時段重疊時，系統會直接擋下，不會發生兩位患者撞同一診的情況。

八、患者管理

• 名單與歷程——「患者」分頁可搜尋患者，點入查看完整就診歷程（未來與過往的每一筆預約）。
• 重複資料整理——同一位患者可能因為電話或姓名拼寫不同而建了多筆資料。電話相同的資料會在患者頁列出（親子共用電話會照實寫，不一律說成重複）；要合併時會先跳出確認視窗，寫清楚預約、備註、未到次數怎麼合併、哪一筆會刪除，確認後就診歷程一併整併。

九、約診政策

位置：設定 → 約診政策。這裡決定你的掛號規則，每一項都即時生效：

• 確認制（需我確認後才成立預約）——開啟後患者送出的預約先進入「待確認」，你按確認才成立並寄確認信。排班較滿或想先過濾患者的診所建議開啟；想讓患者「秒訂、免等回覆」則保持關閉（預設）。
• 允許一次預約多個服務——開啟後患者可在同一時段合併預約多個項目（時長自動加總）。
• 患者指定醫師預約時，治療項目——「選填」＝患者可跳過項目直接約醫師時段（回診友善）；「必填」＝一律要選項目。
• 預約表單欄位——手機、生日、性別三個欄位可各自設為必填／選填／不用填。設「不用填」則預約頁不顯示、也不蒐集。
• 取消政策——「一般取消期限」以「就診前幾小時」為限；開啟「前一天詢問患者是否到診」時，採一般期限和開啟後期限中較短的一個（頁面最上方會寫出目前實際的期限）。過了期限，患者端的取消連結會失效（改為引導聯絡診所），僅診所端可操作取消。
• 回診提醒——開啟後，設有回診週期的項目會在到期前自動寄提醒信給患者；患者可透過信中連結隨時退訂。

十、通知與信件

系統在這些時機自動寄信：

寄給患者

• 掛號確認信（預約成立時；確認制下於你按確認後寄出）
• 改期／取消通知（預約異動時）
• 就診前提醒
• 回診提醒（開啟該功能且項目設有週期時；附退訂連結）

寄給診所

• 新掛號通知
• 每日摘要（當天預約總覽）

隱私設計：寄給患者的通知信主旨一律不含診療項目名稱（只寫「就診提醒」等中性字樣），即使信件通知在患者手機鎖定畫面被他人看見，也不會洩漏就診內容。

患者端 LINE 通知需要診所自己的 LINE 官方帳號，設定步驟見 LINE 官方帳號設定手冊。要一次通知所有 LINE 好友（例如臨時停診），請用 LINE 官方帳號管理後台的「群發訊息」；YOTOO 的「停診公告」只會通知受影響預約的患者。

十一、授權與帳號

• 授權效期——於「設定 → 帳號與關於 → 授權」查看。到期前系統會寄提醒信；到期後有 7 天寬限期，寬限結束後後台將鎖定、預約頁暫停收件（資料完整保留）。續用請聯絡你的 YOTOO 服務窗口。
• 登入方式——預設為信箱連結登入（免記密碼）；也可在帳號頁設定密碼，改用密碼登入。忘記密碼可在登入頁重設。
• 更新紀錄與許願池——功能更新公告在「更新紀錄」；有想要的功能，歡迎透過「許願池」告訴我們。

十二、常見問題

患者說沒收到確認信？

請患者先檢查垃圾信件夾；再到日曆明細確認該筆預約的信箱有無拼錯。只要預約出現在你的日曆上，掛號就是成立的，信件只是通知。

患者過了取消期限想取消？

患者端連結過期後，由診所在日曆明細代為取消即可，系統會寄取消通知給患者。

想暫停接受線上預約？

建立涵蓋期間的休診時段（可整天、可連續多天），期間預約頁不再放出可約時段。

換了預約網址代稱會怎樣？

舊連結立即失效。請重新分享新連結，並更新 LINE 官方帳號、社群、Google 商家檔案等所有張貼處。

手機可以操作後台嗎？

可以。後台為響應式設計，手機與平板皆可完整操作；日曆在手機上提供議程視圖，適合快速瀏覽當天排程。

患者資料安全嗎？

各診所資料完全隔離（其他診所看不到你的患者）、傳輸全程加密、系統每日自動備份。本系統不蒐集病歷等醫療特種個資，詳見隱私權政策。